VAT OSS: Повне керівництво для підприємців у Польщі

У сучасному світі електронної комерції підприємцям доводиться адаптуватися до змін у законодавстві, особливо коли мова йде про податки. З 1 липня 2021 року система VAT MOSS була замінена на нову, розширену систему — VAT OSS (One Stop Shop). Ця зміна значно спростила процес розрахунків з ПДВ для підприємців, які здійснюють продаж товарів і послуг споживачам у країнах ЄС. Завдяки новому підходу, замість реєстрації в кожній країні, де відбувається продаж, достатньо зареєструватися через одну податкову платформу. У цьому матеріалі ми розглянемо основні аспекти системи VAT OSS: від реєстрації та подачі декларацій до правильного ведення обліку та уникнення можливих штрафів.

Що таке VAT OSS?

VAT OSS (One Stop Shop) — це спеціальна система спрощеного розрахунку податку на додану вартість (ПДВ) для підприємців, які продають товари або послуги фізичним особам в інших країнах ЄС. Ця система стала продовженням і розширенням процедури VAT MOSS (Mini One Stop Shop), яка раніше стосувалася лише електронних послуг. Починаючи з 1 липня 2021 року, VAT OSS охоплює також дистанційний продаж товарів і дозволяє підприємцям уникати складної реєстрації ПДВ у кожній окремій країні-члені ЄС.
Система VAT OSS спрощує виконання податкових зобов’язань завдяки можливості подавати єдину квартальну декларацію та сплачувати ПДВ централізовано в одній країні. Це особливо вигідно для бізнесу, що працює на кількох європейських ринках, оскільки зменшує адміністративне навантаження та мінімізує ризики податкових санкцій.
Активні платники податку на додану вартість, які вирішили скористатися системою розрахунків з податку на додану вартість, повинні вести облік операцій та зберігати документацію протягом 10 років (з моменту закінчення конкретного податкового року). Недбалість у цьому питанні призведе до санкцій з боку податкових органів.
Підприємці, які перевищили ліміт продажу товарів чи послуг, встановлений у розмірі 10 тис. євро, повинні зареєструватися в системі VAT-OSS.

Як зареєструватися в VAT OSS?

Кожна країна, яка є членом ЄС має власний онлайн-портал OSS для іноземних розрахунків з VAT, де підприємці можуть зареєструватися. Реєстрація в VAT OSS відбувається за допомогою однієї форми VIU-R, призначеної для OSS. Ця форма надсилається через урядову платформу країни, яка є членом ЄС, або до податкової служби (urząd skarbowy). У випадку, якщо продавець товарів має зареєстровану господарську діяльність у Польщі, то заявку на реєстрацію потрібно подавати до Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Реєстраційну форму VIU-R можна подати в електронному вигляді. Щоб відправити її, компанія повинна скористатись кваліфікованим електронним підписом. Якщо платник податків не має власного кваліфікованого підпису, то заявку, можна подати за допомогою представника, але для цього необхідно подати спеціальну довіреність PPS-1 до Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście та сплатити збір у розмірі 17 злотих.
Відповідно до art. 28k ust. 4 i art. 22a ust. 3 Закону про VAT підприємець може зареєструватися на VAT OSS до 10 числа місяця, наступного за місяцем, у якому вчинено операцію, у зв’язку з якою перевищено ліміт продажу.
Декларація VAT за процедурою VAT OSS подається щоквартально, до кінця місяця, наступного за кварталом, якого стосується декларація. На термін подання декларації святкові дні не впливають.
VAT необхідно сплачувати у валюті, в якій складено декларацію VII-DO, тобто в євро. Якщо компанія, вже зареєстрована до VAT OSS, то компанія зобов'язана задокументувати всі операції з продажу товарів, для цього компанія може виставляти фактури продажу (faktura VAT OSS) або готувати ewidencji VAT OSS.

Дані, які повинні бути у ewidencji VAT OSS

● чітко вказана країна, у яку продано товари або послуги
● назва виконаної послуги / опис проданого товару,
● дата виконання послуги/відвантаження товару,
● податкова база,
● суми, що збільшують або зменшують базу оподаткування,
● застосована ставка VAT,
● сума та валюта VAT,
● дата і сума отриманих платежів,
● інформація про авансові платежі,
● якщо були виставлені фактури, то у них повинна міститись та ж інформація, що і в ewidencji ,
● у разі надання послуги - відомості про місцезнаходження або постійне місце проживання (чи місце перебування) отримувача послуги, а у разі дистанційного продажу товарів - дані про місце відправлення та отримання відправлення,
● підтвердження про можливість повернення товару.

Часто запитувані питання (FAQ)

Чим VAT OSS відрізняється від VAT MOSS?
VAT MOSS раніше застосовувався лише для продажу електронних, телерадіомовних і телекомунікаційних послуг приватним особам у країнах ЄС. З 1 липня 2021 року його замінила система VAT OSS, яка охоплює також дистанційний продаж товарів поштою приватним особам у ЄС. Таким чином, VAT OSS має ширший спектр застосування.

Хто має зареєструватися в VAT OSS?
Підприємці, які продають товари або надають послуги фізичним особам у країнах ЄС і перевищують ліміт продажу в 10 тис. євро на рік, зобов’язані зареєструватися в системі VAT OSS.

Як відбувається подача декларації VAT OSS?
Декларація подається щоквартально до кінця місяця, наступного за кварталом, за який подається звітність. Наприклад, за перший квартал звітність потрібно подати до кінця квітня. Подача відбувається через онлайн-портал країни, в якій зареєстрований платник ПДВ.

У якій валюті сплачується ПДВ за процедурою VAT OSS?
Сплата ПДВ здійснюється у валюті, в якій подається декларація VAT OSS (форма VII-DO), зазвичай в євро.

Що відбудеться, якщо пропустити дедлайн подачі декларації?
Пропуск терміну подачі декларації може призвести до штрафних санкцій з боку податкових органів. Підприємцям рекомендується подавати декларацію вчасно, оскільки навіть святкові дні не впливають на перенесення термінів.

Чи потрібно вести облік операцій після реєстрації в VAT OSS?
Так, підприємці повинні вести облік усіх операцій і зберігати документацію протягом 10 років. Вимоги включають вказання країни продажу, податкової бази, суми ПДВ, деталей покупців тощо. Недотримання цих правил може призвести до перевірок і штрафів.

Чи можна змінити податкову базу після подачі декларації?
Так, якщо після подачі декларації були виявлені помилки або зміни, податкова база може бути скоригована в наступній декларації. Проте важливо документально підтвердити причини змін.

Що робити, якщо підприємець тимчасово не перевищує ліміт продажу в 10 тис. євро?
У цьому випадку реєстрація в VAT OSS не є обов’язковою, і підприємець може продовжувати сплачувати ПДВ згідно зі стандартними правилами країни, в якій зареєстрований його бізнес. Однак якщо ліміт перевищено, необхідно зареєструватися в системі впродовж місяця.

Підсумок

Система VAT OSS значно спростила процес розрахунків з податку на додану вартість для підприємців, які продають товари та послуги фізичним особам у країнах ЄС. Завдяки можливості подавати єдину декларацію та сплачувати ПДВ через одну платформу, бізнес отримав більше гнучкості та менше адміністративних турбот. Проте, щоб уникнути штрафів, важливо правильно вести облік операцій, своєчасно подавати звітність та дотримуватись податкових вимог.
Правильна реєстрація, своєчасна подача декларацій та уважне ставлення до документації дозволяють підприємцям ефективно управляти своїми зобов’язаннями та зосереджуватись на розвитку бізнесу. Дотримуючись цих простих правил, ви можете бути впевнені в тому, що ваш бізнес працюватиме відповідно до вимог європейського законодавства та уникне непотрібних проблем із податковими органами.