KSeF у Польщі перестав бути добровільною опцією і став щоденною бухгалтерською рутиною для сотень тисяч компаній. Krajowy System e-Faktur — це державна ІТ-система, через яку польський бізнес виставляє, обмінює та зберігає структуровані фактури, а Міністерство фінансів отримує доступ до даних про продажі в режимі, наближеному до реального часу.

Для українського підприємця зі Sp. z o.o. або JDG це означає конкретні дії: підключити бухгалтерську програму до системи, подати формуляр ZAW-FA, роздати повноваження працівникам і бухгалтеру та перевірити, чи не потрапляє частина Ваших операцій під законодавчі винятки.

Нижче — терміни запровадження обов'язку, повний перелік звільнень за art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, механіка роботи системи та покрокова процедура реєстрації.

 

Що таке KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Національна система електронних фактур (KSeF) — це ІТ-система, яка дозволяє генерувати, обмінюватися та зберігати структуровані фактури. Її основна мета — централізація реєстрації фактур: документи про продаж зберігаються в єдиній центральній базі даних Міністерства фінансів.

Інтеграція бухгалтерського програмного забезпечення з KSeF забезпечує автоматичне надсилання та отримання фактур. Система також має функцію управління дозволами, що забезпечує безпечний доступ до даних компанії — власник може окремо визначити, хто виставляє документи, хто їх лише переглядає, а хто надає права іншим особам.

 

Навіщо держава запровадила KSeF

Централізована база фактур дає податковим органам можливість зіставляти документи продавця й покупця автоматично, без запиту документів у компанії. Для бізнесу це означає два наслідки: менше паперового документообігу та значно менше простору для помилок у нумерації, датах і сумах, оскільки система перевіряє кожен документ ще на етапі надсилання.

 

Що змінюється для бухгалтерії компанії

Фактура більше не є документом, який компанія створює й пересилає контрагенту самостійно у PDF. Юридично значущим стає момент, коли документ прийнято системою та йому присвоєно номер KSeF. Відповідно змінюються внутрішні процедури: узгодження фактур, порядок виправлень, спосіб передачі документів бухгалтеру та архівування — зберігання документів бере на себе система.

 

Правова база

Систему запроваджено Законом від 29 жовтня 2021 року (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) у добровільному режимі з 1 січня 2022 року. Обов'язковий етап регулюють Закон від 16 червня 2023 року (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598), Закон від 9 травня 2024 року (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) та Закон від 5 серпня 2025 року (Dz. U. z 2025 r. poz. 1203), який зафіксував чинний графік запровадження.

 

Хто зобов'язаний виставляти фактури через KSeF

Обов'язок стосується активних платників VAT і запроваджувався у два етапи залежно від обороту компанії.

 

Терміни запровадження обов'язку

 

Дата	Кого стосується
1 лютого 2026 року	Компанії з валовим обсягом продажів понад 200 мільйонів злотих у 2024 році
1 квітня 2026 року	Решта платників VAT, зокрема малий бізнес та JDG

 

Поріг у 200 мільйонів злотих рахується разом із сумою податку і визначається за показниками саме 2024 року, а не року запровадження обов'язку.

 

Обов'язок отримувати е-фактури

Отримання електронних фактур через систему є обов'язковим з 1 лютого 2026 року, за винятками, передбаченими Законом. Це ключовий нюанс: навіть компанія, яка сама ще не мусила виставляти документи через KSeF у лютому, вже мала бути готовою приймати фактури від великих контрагентів. Тому доступ до системи та розподіл повноважень варто було налаштувати раніше за власний термін запровадження обов'язку.

 

Перехідний період до 31 грудня 2026 року

До 31 грудня 2026 року діють пом'якшення для найменших продавців: платник, місячний обсяг задокументованих фактурами продажів якого не перевищує 10 000 злотих брутто, може й далі виставляти паперові фактури або е-фактури поза системою. У цей же період допускаються спрощені фактури з каси фіскальної на суму до 450 злотих (або 100 євро) із зазначенням NIP покупця.

 

Хто звільнений від обов'язку виставляти фактури в KSeF

Відповідно до статті 106ga, пункту 2 Закону про VAT, обов'язок виставляти фактури в KSeF не поширюється на фактури, видані:

 

● платником податків, який не зареєстрований як суб'єкт підприємницької діяльності або не має постійного представництва в Польщі;

● платником податків, який не зареєстрований як суб'єкт підприємницької діяльності в Польщі, але має постійне представництво в Польщі, за умови, що це постійне представництво не бере участі в постачанні товарів або послуг, за які була оформлена фактура;

● платником податків, який використовує спеціальні схеми, зазначені в розділі XII, главах 7, 7a та 9, документуючи діяльність, що здійснюється за цими схемами;

● покупцю товарів або послуг, який є фізичною особою, що не здійснює підприємницької діяльності;

● у випадку належним чином задокументованих поставок товарів або послуг, як зазначено в нормативних актах, виданих відповідно до статті 106s;

● платником податків, який користується звільненням від оподаткування, зазначеним у статті 113a, пункті 1.

 

На практиці найчастіше спрацьовують два винятки: продаж фізичним особам (B2C) та операції за спеціальними процедурами — зокрема VAT OSS та IOSS. Якщо Ваша компанія веде і B2B, і B2C продажі, документообіг доведеться розділити: частина фактур іде через KSeF, частина — за попередніми правилами.

 

Як KSeF працює на практиці

Система дозволяє виставляти фактури у форматі XML — так звані структуровані фактури. Процес виглядає наступним чином:

 

1. Підприємець виставляє фактуру у своєму бухгалтерському програмному забезпеченні.

2. Програмне забезпечення надсилає документ до KSeF.

3. Система перевіряє відповідність логічній структурі (схемі) та призначає унікальний ідентифікаційний номер.

4. Видавець отримує офіційне підтвердження отримання (UPO).

5. Фактура автоматично доступна підряднику (одержувачу).

 

Номер KSeF та UPO

Унікальний номер, який система присвоює документу, є доказом того, що фактуру введено в обіг. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — офіційне підтвердження прийняття документа системою; саме його слід зберігати як доказ виконання обов'язку. Окремо пересилати фактуру контрагенту не потрібно: документ стає доступним йому в системі автоматично.

 

Що робити, якщо система недоступна

Законодавство передбачає режим offline24 та порядок дій на випадок оголошеної аварії системи. У таких ситуаціях фактуру виставляють поза системою, а потім надсилають до KSeF у встановлений строк. Це означає, що збій на боці Міністерства фінансів не звільняє компанію від обов'язку — документ усе одно має потрапити до бази, лише з відтермінуванням.

 

Як зареєструватися в KSeF: формуляр ZAW-FA

Для реєстрації у системі KSeF кожна компанія зобов'язана зареєструватися у ній, заповнивши та надіславши формуляр ZAW-FA до свого податкового органу. Надіслати заявку можна за допомогою звичайної пошти, а також електронно, скориставшись системами E-Doręczenia чи E-Urząd.

 

Хто подає ZAW-FA

Формуляр потрібен передусім суб'єктам, які не є фізичними особами — зокрема Sp. z o.o. — якщо компанія не має кваліфікованої електронної печатки. Саме через ZAW-FA призначається перша уповноважена особа, яка далі роздає права всередині компанії. Підприємець на JDG зазвичай автентифікується власним підписом і подавати формуляр не мусить.

 

Способи автентифікації в системі

Доступ до KSeF надається за допомогою:

● кваліфікованого електронного підпису;

● кваліфікованої електронної печатки компанії;

● Profil Zaufany;

● сертифіката KSeF, згенерованого в застосунку Міністерства фінансів.

Для українських засновників це практичний вузол: без PESEL та активованого електронного підпису доступ до системи оформити не вдасться. Ми допомагаємо отримати ці інструменти дистанційно в межах юридичного супроводу компанії у Польщі.

 

Передача повноважень бухгалтеру 

Система дозволяє надати доступ працівникам, бухгалтерському бюро або зовнішнім підрядникам, розділивши права на виставлення фактур, перегляд документів і управління повноваженнями. Це стандартна модель роботи з зовнішньою бухгалтерією: компанія залишає за собою контроль, а обробку документів веде бухгалтерське обслуговування в Польщі.

 

Як підготувати компанію до роботи в KSeF

● Перевірте, з якої дати обов'язок стосується саме Вашої компанії, і чи не підпадаєте Ви під перехідний ліміт 10 000 злотих на місяць.

● Переконайтеся, що бухгалтерська програма підтримує актуальну схему структурованої фактури та інтеграцію з KSeF.

● Отримайте кваліфікований підпис або печатку, а за потреби подайте ZAW-FA.

● Розподіліть повноваження між працівниками та бухгалтером до того, як почнете виставляти документи.

● Перегляньте внутрішні процедури: узгодження фактур, коригування, обмін документами з контрагентами.

● Проведіть тестове виставлення документів, щоб виявити помилки в даних контрагентів і структурі фактур завчасно.

● Окремо опишіть порядок дій у режимі offline24, щоб збій системи не зупинив продажі.

 

Часто запитувані питання (FAQ)

1. Що таке KSeF простими словами?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — це державна платформа Міністерства фінансів Польщі, через яку компанії виставляють, отримують і зберігають фактури у структурованому форматі XML. Замість пересилання PDF контрагенту, компанія надсилає документ до системи, а система робить його доступним отримувачу та зберігає у центральній базі даних.

 

2. З якої дати KSeF став обов'язковим?

Обов'язок запроваджувався у два етапи: з 1 лютого 2026 року — для компаній із валовим обсягом продажів понад 200 мільйонів злотих у 2024 році, з 1 квітня 2026 року — для решти платників VAT. Обов'язок отримувати е-фактури через систему діє для всіх з 1 лютого 2026 року, за винятками, передбаченими Законом.

 

3. Чи стосується KSeF продажу фізичним особам?

Ні. Згідно з art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, фактури, видані покупцю — фізичній особі, яка не здійснює підприємницької діяльності, не потребують виставлення через KSeF. Компанії, які працюють одночасно у сегментах B2B і B2C, ведуть два різні порядки документообігу.

 

4. Чи потрібно подавати ZAW-FA, якщо компанія має кваліфіковану печатку?

Формуляр ZAW-FA потрібен насамперед юридичним особам, які не мають кваліфікованої електронної печатки — саме через нього призначається перша уповноважена особа. За наявності печатки компанія автентифікується нею та надає повноваження безпосередньо в системі.

 

5. Як подати формуляр ZAW-FA?

ZAW-FA подається до податкового органу, у якому обслуговується компанія. Заявку можна надіслати звичайною поштою або електронно — через системи E-Doręczenia чи E-Urząd.

 

6. Чи звільняє від KSeF реєстрація у VAT OSS?

Так, у частині операцій. Платники, які застосовують спеціальні процедури, зазначені в розділі XII, главах 7, 7a та 9 Закону про VAT, не виставляють фактури через KSeF щодо діяльності, яка ведеться за цими процедурами. Решта операцій компанії під звільнення не підпадає.

 

7. Чи стосується KSeF іноземної компанії без представництва в Польщі?

Обов'язок не поширюється на платника, який не зареєстрований як суб'єкт підприємницької діяльності та не має постійного представництва в Польщі. Якщо ж представництво є, але воно не бере участі в постачанні товарів чи послуг за конкретною фактурою, ця фактура також не виставляється через KSeF.

 

8. Що робити, якщо система недоступна в момент продажу?

Передбачено режим offline24 та окремий порядок дій на випадок оголошеної аварії системи: фактуру виставляють поза KSeF, а потім надсилають до системи у встановлений строк. Обов'язок передати документ до бази зберігається — змінюється лише момент його виконання.

 

9. Чи може бухгалтерське бюро виставляти фактури за компанію?

Так. Функція управління дозволами дозволяє надати бухгалтерському бюро право виставляти та переглядати документи, зберігаючи при цьому за власником компанії контроль над правами доступу. Обсяг повноважень визначає компанія.

 

Підсумок

KSeF у Польщі змінив не форму документа, а сам порядок його існування: фактура стає юридично значущою в момент прийняття системою, а не в момент надсилання контрагенту. Обов'язок запроваджено з 1 лютого 2026 року для найбільших платників і з 1 квітня 2026 року для решти, а приймати е-фактури всі мали бути готові вже з лютого.

Практичний мінімум для компанії такий: перевірити власну дату та перехідні ліміти, підготувати інструменти доступу — кваліфікований підпис, печатку або Profil Zaufany, за потреби подати ZAW-FA, розподілити повноваження та переконатися, що бухгалтерська програма коректно формує структуровану фактуру.

Окремо варто перевірити винятки за art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT: продаж фізичним особам, спеціальні процедури на кшталт VAT OSS та операції іноземних суб'єктів без представництва в Польщі мають власний режим документообігу. Помилка тут коштує не штрафу за фактуру, а розсинхронізації всього обліку.

Команда Enomi Consulting супроводжує компанії на всіх етапах: від отримання PESEL та електронного підпису до підключення до KSeF і щоденного ведення обліку. Якщо Ви не впевнені, чи готова Ваша компанія до роботи в системі, залиште заявку на консультацію — ми перевіримо Вашу ситуацію та підкажемо, що потрібно налаштувати.